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企業檔案
  • 興普科技股份有限公司
  • ◆ 成立時間:2001年6月
  • ◆ 主要業務:電子零組件製造
  • ◆ 資本額:新台幣2億元
  • ◆ 員工人數:180人
  • ◆ 網址:www.superpcb.com.tw
導入系統
  • ◆ 企業資訊入口(EIP)
  • ◆ 工作流程系統(WorkFlow)
  • ◆ 文件管理系統(DMS)
  • 。系統上線使用人數:約90~100人
興普科技股份有限公司 導入 企業資訊入口、工作流程、文件管理
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  • 企業e化程度與日俱增的興普科技股份有限公司資訊部簡經理回憶著,當初公司重要文件由各部門歸檔,調閱困難重重,對於文件的列印也無法管制。而在表單簽核部分,紙本傳簽速度緩慢,還常會被壓件,到處尋找,而且紙本歸檔不易等問題。適逢公司正要e化,因此便將文件管理系統(DMS)與工作流程系統(WorkFlow)列為第一階段e化優先考量項目。

  • 當時一等一科技的UOF是由ERP廠商漢門科技推薦,已與ERP未來可整合,再加上價格合理、基本功能面大致符合需求,便決定使用一等一科技的U-Office Force系統。因為UOF系統的表單系統開發相當簡易,以IT部門的表單為例,現在有關系統開發或權限申請等項目,都已依照設定好的流程來達到統一化、制度化,使用者不需再去思考下一關要送給誰簽。也使用表單來追蹤管理客訴案件進度及工程變更項目,雖有遇到流程複雜而需克服的地方,但符合工作流程系統的表單約佔80%,目前IT部門依計劃持續的開發中。興普也期望UOF系統在未來版本上,能讓公司以該系統為核心,快速與他們自行開發的系統做連結,讓公司的e化效能比現在更具完整性、更有效率!

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    興普科技股份有限公司資訊部經理 簡哲銘先生

  • 在導入初期一定會有反對與贊成等不同聲音,可預見推e化反彈會很大,因此初期是先由IT表單率先導入示範,先對員工做基本教育訓練,讓使用者了解系統的基本操作,推廣資訊表單約1季的時間,讓員工熟悉電子簽核運作模式、操作簡易,歸檔管理查詢的便利性優點後,逐步快速擴展至其他重要表單,而每次針對比較複雜的表單,IT就會為該表單做特別說明會或教育訓練課程,員工也就逐漸接受使用UOF系統了,現在有些主管還會主動提出某些表單要電子化。

  • 『資訊不走回頭路』,雖然推廣期間會遇到問題,例如使用者填錯內容想要修改、流程過於複雜、表單設計不當等,若聽到使用者的抱怨,資訊部也堅持不走回頭路,不斷地對使用者再教育;若遇到設計表單流程瓶頸時,資訊部也會思考克服方法,或與一等一科技客服部聯繫溝通,排除系統限制。簡經理說:「高層支持、資訊部堅持、說服使用者!」就是系統推廣至今能依照計劃逐步執行的最佳箴言。

  • 而系統上線後,不僅解決了當初希望著重於文件管理系統(DMS)與工作流程系統(WorkFlow)的問題,對於內控管理及文件安全部份,也有很大的幫助,目前我們重要文件能看不能印,印出來還有列印者的浮水印。簡經理最後期許一等一科技的UOF系統在不斷增進後,能逐步擴大客戶的點、提高客戶的層級,讓越來越多的企業集團認識U-Office Force系統。