首頁 » 產品資訊 » 就是不一樣-比較篇 » ISO文件管理 DMS 1.文件呈現 為求更快速精準地找到想找的文件，除了傳統的目錄方式，您有更多更好的選擇。 大部份僅提供依目錄的方式來查看文件。   提供多維度方式供使用者查看文件，可以更精準及快速地找到需要的文件，您可依傳統目錄方式，也可以依文件類別、作者來觀看，甚至提供每個使用者自訂常用文件，加速文件搜尋的速度。 2.存取權限 企業對於文件的控管，都需要限縮每個人的使用權，以避免保密資料不小心被不相干的使用者看到。 大部份只能控制存取權，能與不能兩種。   存取的角色分為目錄管理者、目錄作者及目錄讀者，角色分工細膩，符合一般企業分工原則。管理者能維護子目錄、刪除文件及審核文件，作者能新增及修改文件，讀者只能觀看最新版本的文件。　 3.機密控管 除了存取權外，對於每個可存取的文件，也必須做到能看不能存等其他的機密控管，以避免個人洩密導致存取控制淪為空談。 大部份只提供能不能下載的控管。   可以控管列印、另存、複製文字及原始檔下載。各項設定還能以正面表列、負面表列、全部或某些角色等來設定，更符合企業使用習慣。　 4.文件簽核 根據ISO的規定，任何文件在公佈前，都需要經過相關人員的簽核。 大部份僅能設定簡單流程或直接指定簽核者，遇到需要複雜流程及未來組織變動或人員變動時，流程的維護就變得非常困難。   可以搭配工作流程，依照ISO規範的標準流程，預先設定好多關的角色會簽，未來人員變動時，僅需更換角色即可，流程根本無需維護。　 5.版本控管 一般企業的習慣都會在文件名稱後面加上日期或版本編號，用以區分版本，但仍然很難辨別是否為最新的版本。 大部份只有手動控制版本，甚至有些根本沒有版本控管機制。   提供自動及手動兩種版本控管機制，同一份文件在系統上只有一份，其餘版本均自動放入該份文件的歷史版本中供查閱，對於使用者而言，只能拿到最新版本，因此不會有版本誤用的情形。 6.知識評價 這就是所謂的文件貢獻度，也就是讓使用者評分，來決定哪份文件對使用者來說，最有價值及幫助。 大部份不提供。   提供文章評價功能，不僅可以評分，還可以留下意見，並有相關報表，讓文章的知識貢獻度一目了然。 7.文件分類 文件除了實體的存放位置外，應該還需要有分類的概念，因此同一份文件應該有多個查詢的角度，利用ISO規範裡的文件分類來註記這些文件，有效提昇文件搜尋速度。 大部分只能利用目錄來區分。   比如合約都放在以客戶為主的目錄內，但屬於某個類別的合約就無法在同一畫面上呈現。一等一的文件類別的建置採多階層樹狀，每一份文件都可以同時屬於多個類別，方便文件以分類方式呈現。 8.編輯控管 文件不怕被刪除，因為還可以救得回來，但最怕最覆蓋，尤其是兩個人同時編修同一份文件相互覆蓋的情形。 大部份均不控管。   提供取出存回(Check in、Check out)的控管。完全避免文件被同時編修而造成版本不一致的情況。 9.異動通知 文件總會有異動，那麼異動時讀者如何得知？ 大部份都只有依文件設定強制通知，卻往往導致通知太多，使用者到最後會逐漸忽視通知的內容。   採用訂閱的方式，訂閱的對象為目錄或文件，通知條件可以設定文件變更版本、文件新增、文件作廢、文件銷毁等，使用者可以依照自身工作需要，訂閱與本身工作習習相關的重要文件，這樣所得到的通知才會受到重視。 10.浮水印 文件使用時，可以利用文字浮水印來做為輔助說明，也可以用圖形浮水印來做文件辨識或是加入合約章或報價章的功能。 大部份不提供。   提供自訂文字及圖形浮水印，可以設定浮水印出現的位置及透明度，您可以加入公司logo圖樣當成文件識別圖形，也可以利用文件簽核功能，在核准後自動加上報價章或合約章來進行報價或合約的管理。 11.存取記錄 文件的存取應有詳細的記錄，也應記錄使用者或管理者對於文件庫的所有使用及維護行為。 僅提供單純的文件存取記錄，什麼人什麼時間存取文件。   除了提供什麼人在什麼時間看過什麼版本等的文件存取詳細記錄外，目錄的新建、修改及刪除，文件的新增、修改及刪除也都有詳細記錄供管理者追溯操作行為。 12.檔案安全 文件庫的實體檔案都是放在伺服器上，雖然在文件管理系統上都有使用記錄，但若從伺服器上直接存取，則無法留下任何記錄。 大部份將實體檔案放置於資料庫或作業系統目錄中，沒有加密機制，駭客及系統管理人員可以輕易取得檔案內容。   採用加密方式放置於指定的作業系統目錄中，不僅不會造成因檔案大導致資料庫變慢，也可以顧及安全性，就算取得檔案也無法觀看內容。 13.文件安全 讀者在觀看文件時，一樣可利用拍照或螢幕盜錄的功能，將機密文件的內容外傳出去。 讀者下載或觀看時，無任何機制可以嚇阻使用者外傳或偷拍。   下載或觀看時，可於背景填滿讀者的部門及姓名，可以有效嚇阻使用者使用偷拍或螢幕盜錄將文件內容外傳。