最近去拜訪一家剛導入U-Office Force四個月的知名飲料連鎖企業，他們把展店的工作以專案管理的模組來管理，從簽約、教育訓練、找店、裝潢、試賣等五大步驟，變成五個專案任務列入控管，但是使用了專案管理後，發現有一個問題，專案常常會延遲，因為每一項任務的時間都無抓得很準，天時、地利、人和都可能影響時程，在與客戶討論整個工作及流程後，我們建議他們改採表單的方式來控管，於是客戶問了一個問題，什麼情況要用專案？什麼情況要用工作流程？

這樣好像就分不出有什麼差異了喔！

大部份的工作大概都符合上述五項的特性，但在工作的本質上還是有差異的，如果任務是預先可以設定時程的、而且各任務之間需要有橫向協同作業的、任務工期較長的、人員異動較少的、任務較為複雜的、所有任務都需要完成的，這些都比較適合用專案管理來管理工作。

如果任務是短期的、無法預先定義時程的、任務有專人負責的、人員異動頻繁的、任務有急迫性或臨時性、有時需要中止的工作的等等，就比較適合用工作流程的表單來控管。

專案管理的好處是，從起案後，所有專案成員就會知道自己該負責的任務，但是循序性任務在前一任務結束後，須要人為通知才能獲知，工作流程的好處是，不必在一開始就知道有哪些任務，等到前一項任務完成，系統自然會通知下一個任務開始。

以U-Office Force雲端租賃銷售，我們會以工作流程來跑表單，從簽約、開發票、收款、線上開通、教育訓練等一張搞定，前後一個月內完成。

但如果是專案開發，我們就會以專案管理模組來管理，從簽約、訂金款請款、專案起案、規格訪談、系統分析、規格確認、規格確認款請款、系統開發、內部測試、程式交付、開程式交付款請款、安裝、UAT測試、教育訓練、上線測試、正式上線、結案會議、尾款請款，前後至少一個月以上。